Tietosuoja

Tässä tietosuojalausunnossa osoitamme kuinka Hallinnoijat ry suojaa jäseniensä yksityisyyttä
sekä kuinka keräämme, käytämme ja suojaamme kerättyjä henkilötietoja. Lisäksi
lausunto sisältää oikeutesi rekisteröitynä.
Henkilötiedolla tarkoitamme tässä lausunnossa tietoja, joiden avulla sinut voi tunnistaa:
esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite ja allergiatieto ovat tällaisia tietoja. Normaalisti käsittelemme
henkilötietojasi vain tässä tietosuojalausunnossa kuvatulla tavalla.


1. Kuinka ja mitä henkilötietoja keräämme?
1.1 Jäsenrekisteri
Yhdistys ylläpitää jäsenrekisteriä yhdistyslain velvoittamana ja sen 11§ mukaisesti. Tiedot
uusista jäsenistä rekisteriin kerätään paperisilla jäsenlomakkeilla, jonka jäseneksi liittyvä
täyttää henkilökohtaisesti ja toimittaa hallitukselle. Lomakkeita säilytetään lukitussa
tilassa ja ne hävitetään tietosuojamateriaalina heti, kun tiedot on siirretty sähköiseen rekisteriin.
Sähköinen rekisteri sijaitsee yhdistyksen käyttäjätunnusten takana, mihin on
pääsy ainoastaan Hallinnoijat ry: n istuvalla hallituksella. Tietojen käsittelystä vastaa kuitenkin
pääasiassa hallituksen sihteeri. Rekisteriin kerätään seuraavat tiedot: nimi, kotipaikka,
liittymisajankohta ja tieto maksusta sekä jäsentarrasta.
Rekisterin tietoja säilytetään Hallinnoijat ry: n sääntöjen mukaisen jäsenajan. Rekisterin
tietoja voidaan säilyttää pidempäänkin alumnitoiminnan vuoksi. Jäsen voi halutessaan
vaatia tietojaan poistettavaksi opinto-oikeuden päätyttyä tai valmistuessaan. Tiedot poistetaan
myös jäsenen erotessa Hallinnoijat ry: n sääntöjen 15§ mukaisesti.

1.2 Tapahtuma ilmoittautumiset
Hallinnoijat ry kerää osallistujalistoja ja muita tietoja tapahtumiensa järjestämiseksi, esimerkiksi
sitsien tarjoilua varten allergiatietoja. Myös maksutietoja kerätään muun muassa
excursio- maksuissa. Ilmoittautumislistat ja muut tiedot poistetaan viikko tapahtuman
jälkeen ja kun kaikki tapahtumamaksut on saatu. Osallistujalta vaaditaan suostumus
tietojen keräämiseksi ja tietojen keräämisen sekä säilyttämisen syy selvennetään ilmoittautumisen
yhteydessä.

1.3 Muut tiedot
Yhdistys myy jäsentuotteita toimintansa taloudelliseksi tukemiseksi. Tilausten yhteydessä
kerätään tietoja vaatekoosta, sähköposti ja lisäksi maksutietoja. Tuotetilauksiin liittyvät
tiedot poistetaan viikko toimitusten jälkeen ja kun kaikki maksut on saatu.

Lisäksi yhdistyksellä on hallussaan niiden sähköpostit, jotka ovat liittyneet hallareiden
sähköpostilistalle. Mikäli haluat tietosi poistettavaksi, ilmoita sähköpostitse temppeli(ät)uva.fi.


2. Kenelle luovutamme henkilötietoja?
Yhdistys voi tarvittaessa luovuttaa tapahtumien osallistujatietoja yhteistyössä tapahtumaa
järjestävälle toimijalle, mikäli se on välttämätöntä tapahtuman järjestämiseksi. Muuten
yhdistys ei luovuta säännönmukaisesti tietoja kolmansille osapuolille.


3. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus tarkastaa mitä sinua koskevia tietoja yhdistyksellä on hallussa ja miten
niitä käsitellään. Lisätietoja tarkastuspyynnöstä kohdassa 5. Oikeutesi on pyytää
ilmenneen tarpeettoman, virheellisen tai vanhentuneen henkilötiedon poistamista tai
korjaamista.
Lisäksi sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus henkilötietojen käsittelemiseksi.
Tässä tapauksessa jäsenyyttä ei voida jatkaa, jos suostumuksen kielto koskee jäsenrekisteriä.


4. Kuinka turvaamme henkilötiedot?
Käytössä olevilla toimintatavoilla pyrimme suojaamaan tietoja väärinkäytöltä, luvattomalta
käytöltä ja häviämiseltä. Luottamuksellisuuden takaamiseksi yhdistyksen kaikkien
käyttäjätilien salasanat vaihdetaan vuosittain mahdollisimman pian hallituksen vaihdon
jälkeen. Lisäksi hallitus tarkistaa tietovarantoja säännöllisesti ja ylläpitää omavalvontaa.
Turvallisen käytännön varmistamiseksi Hallinnoijat ry on kokouksessaan (18.4.2018,
9/18) päättänyt nimittää tietosuojavastaavan ja yhdistää toimen sihteerin tehtäviin. Tietosuojavastaava
valvoo ja vastaa tietosuoja-asetuksen noudattamisesta yhdistyksen toiminnassa.


5. Tietosuojakäytäntömme päivitykset
Pidätämme oikeuden muokata ja päivittää tietosuojakäytäntöämme ja sen myötä tietosuojalausuntoa. Oleellisista muutoksista liittyen henkilötietojen käyttötarkoituksiin tai jäsenen oikeuksiin tullaan ilmoittamaan. Jos mielessäsi on kysymyksiä tai valituksia liittyen tämän tietosuojalausunnon noudattamiseen tai tietosuojakäytäntöön yhdistyksessämme, taikka lausunnon laadun parantamiseen tähtääviä kommentteja on sinulla oikeus kertoa niistä meille.

Voit ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen temppeli(ät)uva.fi